Veel signbedrijven gebruiken spreadsheets en werkbriefjes die tijdens de productie van bureau naar bureau en van machine naar machine verplaatsen, niet zelden vergezeld door een cluster kleurige plakbriefjes. Dat vraagt om fouten en problemen. Bestaat er dan wel een systeem om dit te verhelpen?
De zoektocht naar een betrouwbaar extern geheugen
Nog steeds gebruiken veel printmediabedrijven voor een deel of zelfs alle bedrijfsactiviteiten verschillende spreadsheets en papieren werkbriefjes die tijdens de productie van bureau naar bureau verhuizen en van machine naar machine moeten worden gebracht, vaak vergezeld door een cluster kleurige plakbriefjes.
Printmediabedrijven die de overstap nog niet hebben gewaagd, zouden best automatisering overwegen want meeste concurrenten automatiseren hun workflow al langer, waardoor zij opdrachten efficiënter kunnen verwerken en produceren.
Een Print Management Informatie Systeem (MIS) of Enterprise Resource Planning (ERP) software kan je zien als een soort betrouwbaar extern geheugen: het laat je toe om alle facetten van de berekening, administratie, productie en levering van drukwerk te integreren in één of meerdere softwaretools. Met deze tools worden alle gegevens vastgelegd en kan al het werk worden getraceerd en gerapporteerd.
Zo biedt een goed MIS-programma onder meer inzicht in alle orders, waar elke job zich in de productie bevindt, welke jobs vertraging hebben opgelopen, de kosten van de jobs, de tijd die eraan gespendeerd is én uiteindelijk een helder overzicht van de inkomsten.
Een vlotte overstap
Maar alleen het toevoegen van een MIS/ERP-software is niet genoeg. Om de voordelen van een MIS maximaal te kunnen benutten, moet men zich inzetten om het systeem goed in te richten en koppelingen te voorzienwanneer nieuwe software en apparatuur aan de workflow worden toegevoegd.
De overstap van een samenraapsel spreadsheets en papier naar een MIS/ERP-software brengt veel verandering met zich mee, wat voor jouw medewerkers een grote aanpassing is. Daarom is opleiding cruciaal zodat medewerkers de nieuwe manier van werken sneller en gemakkelijker hanteren. Het helpt om een interne “MIS/ERP hero” te hebben om anderen in jouw printmediabedrijf warm te maken.
Voordelen voor management én medewerkers
Hét grote doel van een Print MIS is efficiënt en winstgevend productiebeheer. Je kan er kostenproblemen en knelpunten in de productie mee identificeren en het houdt je op de hoogte van de verschillen tussen de geschatte kosten van het geproduceerde werk en de werkelijke kosten.
Door automatisering op de werkvloer hebben jouw medewerkers van de klantendienst meer tijd om klanten kwalitatieve hulp te bieden. Het helpt de kosten voor het opstellen van facturen te verlagen.
