Je hebt vast het begrip “print MIS” al gehoord bij de zoektocht naar ondersteunende software in je printbedrijf. Vaak komt daar ingewikkelde taal bij kijken! Bespaar jezelf wat tijd, hier staan alle feiten op een rijtje: wat is een print MIS, wat zijn de voordelen en hoe begin je aan je zoektocht?
Wat is een Print MIS?
‘MIS’ staat voor Management Information System: een digitaal systeem dat administratieve, commerciële, financiële en logistieke bedrijfsprocessen integreert in één handig systeem. Het systeem verzamelt en beheert nuttige informatie en gegevens waarmee jij steeds overzicht hebt op de processen in je printbedrijf. Daardoor optimaliseer je de workflow van jouw bedrijf: van je relatiebeheer, langs de calculatie, ordermanagement en boekhouding. Ook processen zoals planning, logistiek en e-business kan een print MIS-systeem beheren.
Simpel gezegd is een Print MIS wat het zegt te zijn: een Management Information Systeem dat kennis heeft van printtechnologie en ook zo ingericht is. Bovendien kan je een print MIS verbinden met tal van externe software programma’s, maar ook met de hardware in een printbedrijf. Je krijgt een overzicht van alle processen, zonder daar zelf nog wat aan te moeten knutselen.
Er bestaan nog andere termen voor een ondersteunende administratieve software:
- Enterprise Resource Planning (ERP): is grotendeels vergelijkbaar met een MIS. In de printindustrie worden ERP en MIS vaak door elkaar gebruikt.
- Business software: is een meer generieke term voor MIS en/of ERP.
Niet te verwarren met de generieke project management software. Die is namelijk niet aangepast aan de specifieke noden binnen de printindustrie en komen sowieso bepaalde functionaliteiten te kort, zoals CRM-beheer, order- en offertecalculatie, planning van printopdrachten en voorraadbeheer.
Stel jezelf deze 3 vragen voor je een print MIS kiest
Bij de keuze voor een passend MIS-systeem dat de noden in je printbedrijf tegemoetkomt, moet je een paar zaken in je achterhoofd houden. Stel jezelf de volgende vragen:
- Hoe is het contact met de MIS-ontwikkelaar?
Merk je dat de MIS-provider blijft innoveren en investeren in de software? Komen er vaak nieuwe updates uit? Krijg je snel een antwoord op je vragen over hun product of softwareproblemen? Als je op alle vragen ‘ja’ kan antwoorden, dan kan je ervan uit gaan dat het softwarebedrijf er alles aan doet om jouw ervaring met hun product zo goed mogelijk te maken. Een goede dienstverlening is cruciaal, ook ná de implementatie. - Groeit de software mee met de noden in de grafische industrie en jouw printbedrijf?
De grafische industrie staat nooit stil en een investering in een MIS-systeem is voor verschillende jaren of zelfs decennia. De software moet flexibel genoeg zijn en meegroeien met je bedrijf en je toekomstplannen. Een stagnerend pakket, of nog erger, een software dat niet regelmatig geüpdatet wordt, zal jouw bedrijf niet optimaal kunnen ondersteunen in de toekomst. - Hoeveel bespaar je als het MIS-systeem eenmaal geïmplementeerd is?
De investering in een MIS-systeem kan groot lijken op het eerste zicht. Belangrijk om te onthouden is dat de software niet enkel voor meer efficiëntie en overzicht zorgt, maar dat je er heel wat geld en tijd mee kan besparen, vaak veel meer dan bedrijfsleiders op het eerste zicht inplannen. Denk aan het feit dat je maar één systeem nodig hebt in plaats van een heleboel eilandoplossingen, of dat je minder kostelijke fouten maakt, of minder tijd aan de basisadministratie moet spenderen?
Benieuwd naar de 5 voordelen van een MIS? Lees dan verder op onze blog!
