Burocad is in de loop der jaren sterk gegroeid en sprong op de digitale trein met zijn eigen web-to-print portal ‘Print Smart’. Met Print Smart kunnen klanten vlot opdrachten doorgeven en aangeven welke opties ze nodig hebben. Het nadeel was echter dat de downstream behandeling nog veel handmatige ingrepen en controles vereiste. Om verder te groeien en nog efficiënter te worden, zocht Burocad een oplossing om de behandeling van de jobs die het via zijn Print Smart-platform ontvangt volledig te automatiseren.
Volledig geautomatiseerde orderontvangst en kwaliteitscontrole
Voor deze automatisering voerde Four Pees een grondige analyse uit van het bestaande systeem van Burocad en van de wensen en behoeften van het bedrijf inzake het geautomatiseerde systeem. Dat gebeurde in samenwerking met consultants van het Vlaams Innovatiecentrum voor Grafische Communicatie (VIGC), dat met zijn ervaring inzichten in deze processen kon verschaffen.
“Op basis daarvan stelden we voor om callas pdfToolbox Server en Enfocus Switch te combineren voor de orderontvangst”, zegt Philip Cremers, Sales Benelux bij Four Pees. “Door middel van een aantal kwaliteitscontroles en geautomatiseerde regels is de volledige orderontvangstflow nu van A tot Z geautomatiseerd.”
Preflight op basis van verschillende profielen
Dankzij pdfToolbox en metadata uit Print Smart zijn alle preflight- en kwaliteitscontroleprocedures voor jobs uit het Print Smart-platform volledig geautomatiseerd, zonder handmatige tussenkomst.
“Alle PDF-bestanden volgen nu hetzelfde preflightproces, maar ze worden niet allemaal op dezelfde manier behandeld”, zegt David van Driessen, CTO bij Four Pees. “Onze basiskwaliteitsprofielen volgen de normen van de Ghent Workgroup, maar de controles en fixes worden dynamisch aangepast op basis van de metadata van de job. De variabelen in pdfToolbox maken de implementatie heel gemakkelijk.”
Toekomstplannen
De optimalisatie van de orderontvangst in Print Smart is slechts een eerste stap in het automatiseringsverhaal van Burocad.
“Het is de eerste fase van een groter project dat we hier bij Burocad willen realiseren”, zegt Maarten Esveldt, COO bij Burocad. “In een tweede fase willen we onze workflows verder automatiseren en specifieke dashboardoplossingen toevoegen. De dashboards geven een duidelijk overzicht van de status van alle jobs, zodat we zien waar we op lange termijn verbeteringen kunnen aanbrengen.”
